Confidentialité et contrat de sous-traitance

Version du 25 septembre 2026. Responsable du service : Herman Olivier Office Solutions (HOOS), BE 0895.226.262, Rue du Vinave 5/10, 4970 Stavelot, Belgique. Contact : hello@utilo.be.

1. Données de compte (nous sommes responsables du traitement)

Adresse e-mail professionnelle des utilisateurs, mot de passe et code de secours (conservés uniquement sous forme d'empreinte), nom de l'entreprise, dates de connexion, compteurs d'utilisation, et pour Pro les données de facturation transmises par Stripe (nom, adresse, numéro de TVA). Finalités : fournir le service, facturer, prévenir les abus. Bases légales : exécution du contrat et obligations comptables. Durée : tant que le compte existe, puis suppression ; les factures sont conservées 10 ans comme l'exige la loi. Pas de cookie publicitaire ni de mesure d'audience : un seul cookie technique maintient la session.

2. Contenus de l'entreprise (nous sommes sous-traitant)

Documents des marchés, profil, bibliothèque, textes rédigés. L'entreprise cliente est responsable du traitement de ce qu'elle y place. Nous recommandons de ne pas y placer de données personnelles : la bibliothèque décrit des fonctions et des qualifications, sans nom ; l'import d'anciennes offres écarte les noms de personnes. Cette section vaut contrat de sous-traitance au sens de l'article 28 du RGPD :

• nous traitons ces contenus uniquement pour fournir le service, sur instruction de l'entreprise, jamais pour notre propre compte ni pour entraîner un modèle d'IA ;
• les personnes qui interviennent sur le service sont tenues à la confidentialité ;
• mesures de sécurité : chiffrement en transit, accès limité par entreprise, mots de passe hachés, stockage privé des fichiers, rôle de base de données limité au seul schéma d'Adjugé ;
• nous aidons l'entreprise à répondre aux demandes des personnes concernées et l'informons sans retard injustifié de toute violation de données ;
• suppression : immédiate à la demande dans l'interface (dossier, élément, compte), automatique pour les documents des marchés 60 jours après la date limite de dépôt (180 jours après leur ajout sans date connue) et pour les fichiers d'import dès la fin de l'import ;
• nous mettons à disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect de ces obligations, sur demande à hello@utilo.be.

3. Sous-traitants ultérieurs

• Vercel Inc. : hébergement de l'application et des fichiers (région de Francfort) ;
• Supabase Inc. : base de données (région de Francfort) ;
• Anthropic PBC : analyse et rédaction par le modèle Claude, via son API. Les documents sont transmis au moment de l'analyse ou de la rédaction. Anthropic n'utilise pas ces données pour entraîner ses modèles et les supprime de ses serveurs dans les 30 jours (source). Le traitement peut avoir lieu hors de l'Union européenne, notamment aux États-Unis, sous les garanties des clauses contractuelles types de la Commission européenne ;
• Stripe : paiement de l'abonnement Pro ;
• Odoo SA : logiciel de facturation de Herman Olivier Office Solutions (HOOS).

Vercel, Supabase et Stripe peuvent faire appel à leurs propres prestataires, y compris hors de l'Union, sous les mêmes garanties. Tout nouveau sous-traitant ultérieur est annoncé sur cette page.

4. Vos droits

Accès, rectification, effacement, limitation, opposition et portabilité : écrivez à hello@utilo.be. Vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données (autoriteprotectiondonnees.be).